POLITYKA PRYWATNOŚCI APLIKACJI I SERWISU KOLOK.APP

Data ostatniej aktualizacji: 9 września 2026 r.

§ 1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników Portalu i Aplikacji Mobilnej KOLOK.app jest KOLOK SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Rzeszowie, ul. Podkarpacka 1a, 35-082 Rzeszów, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001099190, NIP: 8133910381, REGON: 5282903530 (zwana dalej: „Administratorem” lub „KOLOK”).
2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw przysługujących na mocy rozporządzenia RODO, Użytkownik może skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: info@kolok.app.

§ 2. WAŻNE ZASTRZEŻENIE PRAWNE (STATUS APLIKACJI)

1. Aplikacja KOLOK.app ma charakter wyłącznie organizacyjny, lifestyle’owy i wspomagający prowadzenie regularnych ćwiczeń miofunkcjonalnych.
2. Aplikacja NIE JEST wyrobem medycznym w rozumieniu przepisów rozporządzenia (UE) 2017/745 (MDR) ani nie świadczy usług leczniczych / zdrowotnych.
3. Administrator zapewnia jedynie infrastrukturę technologiczną. Relacja terapeutyczna lub instruktażowa odbywa się bezpośrednio pomiędzy Użytkownikiem (Pacjentem) a wybranym przez niego Specjalistą działającym we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność. Specjalista samodzielnie decyduje o doborze rutyn i przebiegu zaleceń.

§ 3. CELE, PODSTAWY PRAWNE I ZAKRES PRZETWARZANIA DANYCH

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach, w oparciu o odpowiednie przesłanki prawne (RODO):

1. Rejestracja i obsługa Konta w Aplikacji

• Zakres danych:
  • Specjalista: Imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, zahasłowane hasło, język aplikacji, dokumenty / dane weryfikujące kwalifikacje zawodowe (skan dyplomu/certyfikatu/PWZ lub e-mail służbowy).
  • Pacjent (samodzielny – od 13 lat): Imię / pseudonim, rok urodzenia / wiek, adres e-mail, zahasłowane hasło, język aplikacji.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną).

2. Dzieci poniżej 13 roku życia (Konta pod nadzorem rodzicielskim)

• Zakres danych: Imię/pseudonim dziecka, rok urodzenia, adres e-mail rodzica/opiekuna prawnego, numer telefonu rodzica, cyfrowe oświadczenia zgody rodzica, dane z rejestru zgód (timestamp, IP).
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 8 RODO (zgoda rodzica/opiekuna prawnego wyrażona w procesie Double Opt-In).

3. Świadczenie funkcjonalności Aplikacji (Rutyny, Statystyki, Komunikator)

• Zakres danych:
  • Dla Pacjenta: Przypisane rutyny, historia wykonanych ćwiczeń, statystyki (liczba minut, dni serii – tzw. „passa”, odznaki grywalizacyjne), status nieaktywności (at risk), notatki i historia wiadomości w komunikatorze ze Specjalistą.
  • Dla Specjalisty: Utworzone szablony, notatki, zestawienia postępów połączonych Pacjentów.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy usłu g).

4. Zakupy w Sklepie internetowym i komentarze

• Zakres danych: Imię, nazwisko, adres rozliczeniowy/dostawy, e-mail, numer telefonu, historia zamówień, treść komentarza pod produktem oraz podany pseudonim.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy sprzedaży) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązków podatkowo-księgowych).

5. Analityka, optymalizacja produktu i bezawaryjność

• Zakres danych: Zpseudonimizowany identyfikator Użytkownika (User ID), zdarzenia w aplikacji (kliknięcia, ukończone ćwiczenia), parametry techniczne urządzenia, anonimowe dzienniki błędów (stack trace, model urządzenia, wersja OS).
• Rozwój produktu: Wyłącznie zanonimizowane i zagregowane statystyki zbiorcze (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora).
• Pomiary analityczne: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w panelu prywatności).

6. Marketing, Powiadomienia PUSH i Newsletter

• Zakres danych: Adres e-mail, identyfikator urządzenia (Push Token).
• Powiadomienia PUSH dotyczące ćwiczeń: Wyłączalne w ustawieniach (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Komunikaty marketingowe i e-mail: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda Użytkownika).

§ 4. PROFILOWANIE I AUTOMATYCZNE DECYZJE (STATUS „AT RISK”)

1. Aplikacja stosuje automatyczną regułę przypisywania Pacjentowi statusu „at risk”.
2. Mechanizm działania: Status ten nadawany jest wyłącznie na podstawie braku aktywności Pacjenta w Aplikacji przez określony czas (brak oznaczania wykonanych ćwiczeń). Aplikacja nie analizuje podłoża medycznego ani poprawności wykonywania ćwiczeń.
3. Skutek: Nadanie statusu automatycznie przenosi profil Pacjenta do zakładki „at risk” w panelu podłączonego Specjalisty, informując go o przerwie w ćwiczeniach.
4. Prawo do ingerencji: Zarówno Specjalista, jak i Pacjent mają prawo do ręcznej korekty, zweryfikowania lub usunięcia statusu z poziomu panelu Aplikacji.

§ 5. BEZPIECZEŃSTWO W PRZYPADKU MAŁOLETNICH (DO 13 ROKU ŻYCIA)

1. Aplikacja nie zezwala na samodzielną rejestrację osób, które nie ukończyły 13. roku życia.
2. W przypadku osób poniżej 13. roku życia utworzenie konta wymaga udziału rodzica lub opiekuna prawnego:
   • Weryfikacja następuje w procedurze Double Opt-In (link wysyłany na e-mail rodzica / kod SMS) połączonej z akceptacją cyfrowego Oświadczenia Rodzica.
   • Rodzic posiada pełne konto nadrzędne (lub konto powiązane), zapewniające wgląd w postępy dziecka, ustawienia konta oraz treść wiadomości wymienianych ze Specjalistą.

§ 6. USŁUGI ZEWNĘTRZNE I POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH

W celu prawidłowego funkcjonowania Aplikacji, Administrator korzysta z usług zweryfikowanych dostawców zewnętrznych. Dane są przekazywane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

§ 7. RETENCJA DANYCH (OKRES PRZECHOWYWANIA)

1. Dane Konta (Specjalista / Pacjent): Przechowywane przez okres świadczenia usługi (posiadania Konta), a po jego usunięciu przez okres 5 lat (przedawnienie roszczeń cywilnoprawnych i wymogi prawno-podatkowe).
2. Historia rutyn, postępów i ćwiczeń: Ze względu na specyfikę długofalowego śledzenia historii ćwiczeń – przechowanie przez okres do 20 lat lub do czasu definitywnego usunięcia / zanonimizowania na wniosek Użytkownika.
3. Wiadomości w komunikatorze i notatki: Przechowywane przez czas trwania konta + 5 lat od momentu usunięcia konta.
4. Dane klienta Sklepu i komentarze: 5 lat od zakupu lub zamieszczenia opinii.
5. Dane analityczne (Amplitude) i logi bezpieczeństwa: Przechowywane przez okres 2 lat.
6. Raporty błędów (Sentry): 90 dni (automatyczna rotacja).
7. Procedura nieaktywności: Po 24 miesiącach bezprzerwanej nieaktywności (braku logowania) Użytkownik otrzymuje powiadomienie e-mail. W przypadku braku reakcji w ciągu 30 dni konto zostaje wygaszone, a dane zanonimizowane lub zarchiwizowane.
8. Kopie zapasowe (Backupy): Usunięte dane mogą pozostawać w zaszyfrowanych kopiach zapasowych przez okres rotacji do 90 dni, po czym są trwale nadpisywane.

§ 8. PRAWA UŻYTKOWNIKÓW

Każdemu Użytkownikowi przysługują następujące prawa wynikające z przepisów RODO:

1. Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii.
2. Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych.
3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – usunięcie konta jest możliwe samodzielnie z poziomu Aplikacji lub poprzez kontakt e-mail. Usunięcie połączonego Pacjenta przez Specjalistę powoduje nieodwracalne odpięcie powiązania i widoku historii po stronie tego Specjalisty.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych.
5. Prawo do przenoszenia danych.
6. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
7. Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (np. w odniesieniu do analityki czy marketingu) bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

§ 9. PLIKI COOKIES I TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE

1. Strona internetowa

• Niezbędne: Cookies sesyjne, utrzymujące logowanie i koszyk w sklepie oraz zapamiętujące wybór zgód privacy (np. skrypt zgód).
• Analityczne i Marketingowe (Opcjonalne): Google Analytics 4 (GA4), Meta Pixel, Google Ads. Uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu wyraźnej zgody na banerze cookies.

2. Aplikacja Mobilna

• Niezbędne SDK: Firebase Auth (utrzymanie bezpiecznej sesji JWT), Firebase Crashlytics (raportowanie awarii).
• Analityczne SDK (Opcjonalne): Amplitude / Firebase Analytics – aktywowane wyłącznie po udzieleniu zgody na ekranie ustawień prywatności w Aplikacji.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje preferencje dotyczące cookies i technologii śledzących za pomocą przycisku „Ustawienia prywatności / cookies” dostępnego w stopce strony oraz w panelu profilowym Aplikacji.

§ 10. OCHRONA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ DOKUMENTU

1. Niniejsza Polityka Prywatności (oraz Regulamin Serwisu i Aplikacji KOLOK.app) stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych i podlega pełnej ochronie prawnej.
2. Autorskie prawa majątkowe oraz osobiste do treści dokumentu przysługują spółce KOLOK Sp. z o.o.
3. Kopiowanie, powielanie, rozpowszechnianie, modyfikowanie lub wykorzystywanie treści niniejszego dokumentu w całości lub w części do celów komercyjnych bez uprzedniej, pisemnej zgody KOLOK Sp. z o.o. jest zabronione i stanowi naruszenie praw autorskich.