DATENSCHUTZERKLÄRUNG DER APP UND DES DIENSTES KOLOK.APP

Datum der letzten Aktualisierung: 9. September 2026

§ 1. VERANTWORTLICHER FÜR DIE DATENVERARBEITUNG

1. Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten der Nutzer des Portals und der mobilen App KOLOK.app ist KOLOK SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) mit Sitz in Rzeszów, ul. Podkarpacka 1a, 35-082 Rzeszów, eingetragen im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters (Krajowy Rejestr Sądowy) unter der KRS-Nummer 0001099190, NIP: 8133910381, REGON: 5282903530 (nachfolgend: „Verantwortlicher“ oder „KOLOK“).
2. In Angelegenheiten des Schutzes personenbezogener Daten sowie zur Ausübung der Rechte, die sich aus der DSGVO ergeben, kann sich der Nutzer an den Verantwortlichen wenden, und zwar unter der E-Mail-Adresse: info@kolok.app.

§ 2. WICHTIGER RECHTLICHER HINWEIS (STATUS DER APP)

1. Die App KOLOK.app dient ausschließlich organisatorischen und lifestyleorientierten Zwecken und unterstützt die Durchführung regelmäßiger myofunktioneller Übungen.
2. Die App ist KEIN Medizinprodukt im Sinne der Verordnung (EU) 2017/745 (MDR) und erbringt keine medizinischen oder gesundheitlichen Leistungen.
3. Der Verantwortliche stellt ausschließlich die technologische Infrastruktur bereit. Die therapeutische bzw. anleitende Beziehung besteht unmittelbar zwischen dem Nutzer (Patient) und der von ihm gewählten Fachkraft, die im eigenen Namen und auf eigene Verantwortung handelt. Die Fachkraft entscheidet eigenständig über die Auswahl der Routinen und den Ablauf der Empfehlungen.

§ 3. ZWECKE, RECHTSGRUNDLAGEN UND UMFANG DER DATENVERARBEITUNG

Der Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten zu den folgenden Zwecken auf der Grundlage der jeweiligen Rechtsgrundlagen (DSGVO):

1. Registrierung und Verwaltung des Kontos in der App

• Umfang der Daten:
  • Fachkraft: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gehashtes Passwort, App-Sprache, Dokumente bzw. Daten zur Verifizierung der beruflichen Qualifikationen (Scan des Diploms/Zertifikats/der Berufsausübungsnummer PWZ oder dienstliche E-Mail-Adresse).
  • Patient (eigenständig – ab 13 Jahren): Vorname/Pseudonym, Geburtsjahr/Alter, E-Mail-Adresse, gehashtes Passwort, App-Sprache.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrags über die Erbringung von Diensten auf elektronischem Wege).

2. Kinder unter 13 Jahren (Konten unter elterlicher Aufsicht)

• Umfang der Daten: Vorname/Pseudonym des Kindes, Geburtsjahr, E-Mail-Adresse des Elternteils/gesetzlichen Vertreters, Telefonnummer des Elternteils, digitale Einwilligungserklärungen des Elternteils, Daten aus dem Einwilligungsregister (Timestamp, IP).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. Art. 8 DSGVO (Einwilligung des Elternteils/gesetzlichen Vertreters, erteilt im Double-Opt-In-Verfahren).

3. Bereitstellung der Funktionen der App (Routinen, Statistiken, Messenger)

• Umfang der Daten:
  • Für Patienten: Zugewiesene Routinen, Verlauf der durchgeführten Übungen, Statistiken (Anzahl der Minuten, Tage in Folge – sog. „Streak“, Gamification-Abzeichen), Inaktivitätsstatus (at risk), Notizen und Nachrichtenverlauf im Messenger mit der Fachkraft.
  • Für Fachkräfte: Erstellte Vorlagen, Notizen, Fortschrittsübersichten der verbundenen Patienten.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Dienstleistungsvertrags).

4. Einkäufe im Online-Shop und Kommentare

• Umfang der Daten: Vorname, Nachname, Rechnungs-/Lieferadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bestellhistorie, Inhalt des Kommentars zum Produkt sowie das angegebene Pseudonym.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Kaufvertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung steuer- und buchhaltungsrechtlicher Pflichten).

5. Analytik, Produktoptimierung und Ausfallsicherheit

• Umfang der Daten: Pseudonymisierte Nutzerkennung (User ID), Ereignisse in der App (Klicks, abgeschlossene Übungen), technische Geräteparameter, anonyme Fehlerprotokolle (stack trace, Gerätemodell, Betriebssystemversion).
• Produktentwicklung: Ausschließlich anonymisierte und aggregierte Sammelstatistiken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse des Verantwortlichen).
• Analysemessungen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, erteilt im Datenschutz-Panel).

6. Marketing, PUSH-Benachrichtigungen und Newsletter

• Umfang der Daten: E-Mail-Adresse, Gerätekennung (Push Token).
• PUSH-Benachrichtigungen zu Übungen: In den Einstellungen deaktivierbar (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Marketingmitteilungen und E-Mails: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (freiwillige Einwilligung des Nutzers).

§ 4. PROFILING UND AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGEN (STATUS „AT RISK“)

1. Die App wendet eine automatische Regel an, nach der dem Patienten der Status „at risk“ zugewiesen wird.
2. Funktionsweise: Dieser Status wird ausschließlich aufgrund fehlender Aktivität des Patienten in der App über einen bestimmten Zeitraum vergeben (keine Markierung durchgeführter Übungen). Die App analysiert weder die medizinischen Ursachen noch die Korrektheit der Ausführung der Übungen.
3. Folge: Mit der Vergabe des Status wird das Profil des Patienten automatisch in den Reiter „at risk“ im Panel der verbundenen Fachkraft verschoben, wodurch diese über die Übungspause informiert wird.
4. Recht auf Eingriff: Sowohl die Fachkraft als auch der Patient haben das Recht, den Status über das Panel der App manuell zu korrigieren, zu überprüfen oder zu entfernen.

§ 5. SCHUTZ MINDERJÄHRIGER (UNTER 13 JAHREN)

1. Die App erlaubt keine eigenständige Registrierung von Personen, die das 13. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.
2. Bei Personen unter 13 Jahren erfordert die Kontoerstellung die Mitwirkung eines Elternteils oder gesetzlichen Vertreters:
   • Die Verifizierung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren (Link per E-Mail an den Elternteil / SMS-Code) in Verbindung mit der Annahme der digitalen Elternerklärung.
   • Der Elternteil verfügt über ein vollwertiges übergeordnetes Konto (oder ein verknüpftes Konto), das Einblick in die Fortschritte des Kindes, die Kontoeinstellungen sowie den Inhalt der mit der Fachkraft ausgetauschten Nachrichten gewährt.

§ 6. EXTERNE DIENSTE UND AUFTRAGSVERARBEITUNG

Für den ordnungsgemäßen Betrieb der App nimmt der Verantwortliche Dienste geprüfter externer Anbieter in Anspruch. Daten werden nur im erforderlichen Umfang übermittelt:

§ 7. DATENAUFBEWAHRUNG (SPEICHERDAUER)

1. Kontodaten (Fachkraft / Patient): Gespeichert für die Dauer der Leistungserbringung (Bestehen des Kontos) und nach dessen Löschung für weitere 5 Jahre (Verjährung zivilrechtlicher Ansprüche sowie rechtliche und steuerliche Anforderungen).
2. Verlauf von Routinen, Fortschritten und Übungen: Aufgrund der Besonderheit der langfristigen Nachverfolgung des Übungsverlaufs – Aufbewahrung für bis zu 20 Jahre oder bis zur endgültigen Löschung bzw. Anonymisierung auf Antrag des Nutzers.
3. Nachrichten im Messenger und Notizen: Gespeichert für die Dauer des Bestehens des Kontos + 5 Jahre ab der Löschung des Kontos.
4. Kundendaten des Shops und Kommentare: 5 Jahre ab dem Kauf bzw. der Veröffentlichung der Bewertung.
5. Analysedaten (Amplitude) und Sicherheitsprotokolle: Gespeichert für 2 Jahre.
6. Fehlerberichte (Sentry): 90 Tage (automatische Rotation).
7. Inaktivitätsverfahren: Nach 24 Monaten ununterbrochener Inaktivität (keine Anmeldung) erhält der Nutzer eine Benachrichtigung per E-Mail. Erfolgt innerhalb von 30 Tagen keine Reaktion, wird das Konto stillgelegt und werden die Daten anonymisiert oder archiviert.
8. Sicherungskopien (Backups): Gelöschte Daten können für einen Rotationszeitraum von bis zu 90 Tagen in verschlüsselten Sicherungskopien verbleiben und werden anschließend dauerhaft überschrieben.

§ 8. RECHTE DER NUTZER

Jedem Nutzer stehen die folgenden Rechte aus den Vorschriften der DSGVO zu:

1. Recht auf Auskunft über die Daten sowie auf Erhalt einer Kopie.
2. Recht auf Berichtigung (Korrektur) der eigenen Daten.
3. Recht auf Löschung der Daten („Recht auf Vergessenwerden“) – die Löschung des Kontos ist eigenständig über die App oder per E-Mail-Kontakt möglich. Die Löschung eines verbundenen Patienten durch die Fachkraft führt zur unwiderruflichen Aufhebung der Verknüpfung und der Verlaufsansicht auf Seiten dieser Fachkraft.
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten.
5. Recht auf Datenübertragbarkeit.
6. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses.
7. Recht auf Widerruf der Einwilligung jederzeit (z. B. in Bezug auf Analytik oder Marketing), ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – dem Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

§ 9. COOKIES UND TRACKING-TECHNOLOGIEN

1. Website

• Notwendige: Sitzungs-Cookies, die die Anmeldung und den Warenkorb im Shop aufrechterhalten sowie die Auswahl der Datenschutz-Einwilligungen speichern (z. B. Einwilligungsskript).
• Analyse und Marketing (optional): Google Analytics 4 (GA4), Meta Pixel, Google Ads. Werden ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung über das Cookie-Banner aktiviert.

2. Mobile App

• Notwendige SDKs: Firebase Auth (Aufrechterhaltung einer sicheren JWT-Sitzung), Firebase Crashlytics (Absturzberichte).
• Analyse-SDKs (optional): Amplitude / Firebase Analytics – ausschließlich nach Einwilligung auf dem Bildschirm der Datenschutzeinstellungen in der App aktiviert.

Der Nutzer kann seine Präferenzen zu Cookies und Tracking-Technologien jederzeit über die Schaltfläche „Datenschutz-/Cookie-Einstellungen“ im Footer der Website sowie im Profilbereich der App ändern.

§ 10. SCHUTZ DES GEISTIGEN EIGENTUMS AN DIESEM DOKUMENT

1. Diese Datenschutzerklärung (sowie die Nutzungsbedingungen des Dienstes und der App KOLOK.app) stellt ein Werk im Sinne des Gesetzes vom 4. Februar 1994 über das Urheberrecht und verwandte Schutzrechte (ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych) dar und genießt vollen Rechtsschutz.
2. Die Urheberrechte (Vermögens- und Persönlichkeitsrechte) am Inhalt des Dokuments stehen der Gesellschaft KOLOK Sp. z o.o. zu.
3. Das Kopieren, Vervielfältigen, Verbreiten, Verändern oder Verwenden des Inhalts dieses Dokuments ganz oder teilweise zu kommerziellen Zwecken ohne vorherige schriftliche Zustimmung von KOLOK Sp. z o.o. ist untersagt und stellt eine Verletzung des Urheberrechts dar.